フォーバルテレコムのペーパーレスソリューションで仕事がどのくらい減るのか調査してみた

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昨今のITの発達により、情報誌や新聞紙などの電子化が進んでいます。
読者の皆さんの中にも電子書籍として楽しまれている方は少なくないでしょう。

同様に、様々な資料を使う企業でも「ペーパーレス」の動きが出ているようです。

安部内閣の働き方革命によってテレワークも推奨されているため、
サーバーにアクセスすればどこからでも資料が見られるペーパーレス化は
ますます進んでいくものと思われます。

フォーバルテレコムとは

そのような状況下で、フォーバルテレコムという企業が
企業のIP・モバイルソリューションや
オフィスのペーパーレス化事業などを手掛けていました。

「おまか請求」というシステムで企業のコスト削減や業務効率化に貢献しつつ、
帳簿フォーマットを利用できるようにしたり、
パソコンだけではなくスマホでも請求書の確認を行うことができたりと、
オフィスにおいて利便性の高いペーパーレスシステムを提供しています。

ペーパーレスとは

過去に物理的に用意していた資料を電子化して運用することを意味します。
電子化された資料はタブレットやパソコンに表示させて確認するのです。

ペーパーレス化のメリット

紙を使わなくなることで、ペーパーレスはコストの削減や環境保全につながると言われています。

コストの削減

紙で資料を印刷して用意する場合、紙や印刷の費用や資源が必要になります。
更には紙を保存する場所や資料の廃棄コストもかかります。

一つ一つは大きくないコストかもしれませんが、
積もり積もると大きなコストになるので、
ペーパーレスはコスト削減に大きく貢献できます。

環境に優しい

また、紙の原料は木です。
紙の使用量が減れば環境破壊の抑制につながります。
紙を焼却する際の二酸化炭素削減にもなり、
地球にやさしい動きだといえます。

この様に、メリットの多いペーパーレス化ですが、
実はネガティブな意見もあります。

具体的にどのような意見があるのか見ていきましょう。

かえって仕事が増えることもある？ペーパーレス化の注意点

資料が見えづらい

閲覧するデバイスによっては資料の文字が小さく、
紙の方が見やすいことがあります。
内容の把握に時間がかかり、かえって作業効率が落ちる可能性もあります。

また、別の資料と比較したい場合、
複数枚同時に参照することが困難なケースも考えられます。
資料の見えやすさにも工夫が求められることが
ペーパーレスの課題でしょう。

大きな導入費用
ペーパーレス化すると、
ランニングコストは削減できますが、
導入コストは大きな施策です。
トータルコストで考えると、
短期的には紙媒体の方が費用が少なく済むでしょう。

使用者のITリテラシーの低さ

ペーパーレス化するとサーバー上に資料を保存します。
システムが壊れてしまうと資料が閲覧できなくなるでしょう。

バックアップを取っておけばデータは復旧できますが、
経営層をはじめ社内全体でITリテラシーが不足すると、
セキュリティや利用面に不安が残り、情報漏洩の恐れもあります。

まとめ

ペーパーレス化によって、これまで紙で用意していた資料などを全てデータとして保存することができるようになりました。
この取り組みよって、紙をなくしていくことができるのです。

企業は資料や書類などで多くの紙を消費しています。
そこで、積極的にペーパーレス化を進め、紙資源の消費を減らす取り組みが強まってきているのです。
昨今では証明書などに関しても電子申請システムが採用されており、
日本全体で電子化の動きが進んでいる印象を受けます。

また、ペーパーレスには検索性が向上するというメリットもあります。
紙媒体だけでは検索機能がないため、特定の資料を調べる際に、全ての資料に目を通す必要があります。
それをペーパーレス化することで日時やカテゴリごとに簡単に区分することができ、
簡単に資料を見つけることができるようになるのです。

キーワードを検索する際には更に顕著です。
データ化された資料であれば簡単に特定の単語を見つけられますが、
紙媒体であれば中身を目で通読しなければ見つけられません。

ただ、ペーパーレスにもデメリットがあります。
画像をスキャンしてデータとして保存するペーパーレスが導入されとき、
本物の紙よりも文字や図が見えなくなることがあります。

さらにはイニシャルコストが多くかかってしまったり、
データベースの管理が必要になったりというデメリットがあることも理解しておきましょう。

あくまでも目的に照らしつつ、
必要十分なペーパーレス化を進めることが肝要です。